葬儀社の運営では、ご遺族への対応、葬儀の打ち合わせ、式場の準備、搬送の手配など、さまざまな業務が発生します。
特に小規模な葬儀社では、一人のスタッフが複数の業務を担当することも多く、人手不足が日々の運営に大きく影響することがあります。
「スタッフを採用したいけれど、なかなか応募が集まらない」
「少ない人数で現場を回しており、一人あたりの負担が大きい」
「夜間や休日の電話対応までスタッフに任せるのが難しい」
このような悩みを抱えている葬儀社も多いのではないでしょうか。
人手不足を解消する方法として、まず採用を考えることは自然です。しかし、採用活動には時間も費用もかかります。
そのため、今いるスタッフの業務負担を減らすことや、外部サービスを活用することも重要な対策になります。
この記事では、小規模な葬儀社が人手不足を解決するための具体的な方法と、少人数でも安定した運営体制をつくるためのポイントを解説します。
1. 小規模な葬儀社で人手不足が起こりやすい理由
まずは、葬儀社で人手不足が起こりやすい背景を整理してみましょう。
① 一人のスタッフが担当する業務範囲が広い
小規模な葬儀社では、スタッフの人数が限られているため、一人が複数の業務を担当するケースがあります。
例えば、次のような業務です。
- ご遺族からの問い合わせ対応
- 葬儀の相談・打ち合わせ
- 病院や施設からの搬送手配
- 葬儀の日程や式場の調整
- 取引先や関係業者との連絡
- 葬儀後のアフターフォロー
- 電話受付や事務作業
それぞれが重要な業務である一方、複数の業務を同時に進めなければならない場面も少なくありません。
その結果、スタッフ一人あたりの負担が大きくなり、業務の効率が低下する可能性があります。
② 突発的な依頼に対応する必要がある
葬儀社の仕事は、一般的な営業時間内だけで完結するとは限りません。
ご逝去の連絡は時間を選ばず、夜間や早朝に入ることもあります。
また、予定していた業務の途中で急な依頼が入ることもあり、スタッフのスケジュールを調整しにくいという特徴があります。
少人数で運営している場合、急な対応が一人のスタッフに集中しやすくなります。
③ 夜間・休日の電話対応が負担になる
葬儀社にとって、夜間や早朝の電話受付は欠かせない業務の一つです。
しかし、夜間の電話当番を自社スタッフだけで対応しようとすると、勤務時間外の負担が増えてしまいます。
例えば、次のような状況が考えられます。
- 夜間の電話当番を特定のスタッフが担当している
- 休日でも電話が鳴る可能性があり、十分に休めない
- 夜間対応の翌日も通常業務がある
- 少人数のため、電話当番を交代できる人が限られている
こうした負担が積み重なると、スタッフの疲労や離職につながる可能性もあります。
2. 小規模な葬儀社が人手不足を解決する6つの方法
人手不足を解消するためには、必ずしもすぐに採用人数を増やす必要はありません。
現在の業務を見直し、限られた人員で効率よく運営できる仕組みをつくることも重要です。
ここでは、具体的な対策を6つ紹介します。
① 業務内容を整理し、優先順位をつける
まず取り組みたいのが、日々の業務内容の整理です。
スタッフが担当している仕事を洗い出し、どの業務にどれだけ時間を使っているのかを把握しましょう。
そのうえで、次の3つに分類します。
| 業務の分類 | 具体例 |
|---|---|
| 自社で対応すべき業務 | 葬儀の打ち合わせ、式の進行、ご遺族への対応 |
| 効率化できる業務 | 書類作成、定型的な連絡、情報共有 |
| 外部委託を検討できる業務 | 夜間電話受付、専門的な事務作業など |
特に、専門知識や現場判断が必要な業務と、一定のルールに沿って対応できる業務を分けることがポイントです。
すべてを自社スタッフで対応しようとせず、外部に任せられる業務を見つけることで、スタッフの負担を軽減しやすくなります。
② 電話対応のルールを標準化する
電話対応は、日々の業務の中で意外と多くの時間を使う仕事です。
電話を受けるたびに担当者が変わったり、聞き取り内容がスタッフによって異なったりすると、情報共有にも手間がかかります。
そのため、電話対応のルールを統一しておくことが大切です。
例えば、次のような項目を決めておきます。
- 最初の挨拶や名乗り方
- 必ず確認する聞き取り項目
- 担当者への報告方法
- 緊急時の連絡先
- 折り返し対応のルール
電話対応マニュアルを作成しておけば、スタッフ間で対応品質をそろえやすくなります。
また、電話受付を外部に委託する場合にも、事前にルールを共有しやすくなります。
③ 電話代行サービスを活用する
人手不足に悩む小規模な葬儀社にとって、電話代行サービスの活用も有効な方法の一つです。
特に、夜間や早朝の電話対応は、外部に委託することで自社スタッフの負担を軽減できる可能性があります。
例えば、日中は自社スタッフが電話を受け、17時以降の夜間受付を電話代行サービスに任せる運用です。
このように時間帯を分けることで、すべての電話対応を外注することなく、必要な部分だけを補うことができます。
電話代行サービスを利用するメリットには、次のようなものがあります。
夜間の電話当番の負担を減らせる
夜間の受付を外部に任せることで、スタッフが電話当番を気にし続ける状況を見直せます。
少人数でも受付体制を整えやすい
夜間に電話を受けるための人員を自社で確保する必要がなくなり、限られた人員をほかの業務に充てやすくなります。
スタッフの休息時間を確保しやすくなる
夜間対応の負担を見直すことで、スタッフの勤務環境改善につながる可能性があります。
ただし、電話代行サービスは、電話受付や情報の引き継ぎを担うものであり、搬送や葬儀の現場対応まで自動的に代行するものではありません。
自社で対応する業務と外部に任せる業務を明確に分けておくことが重要です。
④ ITツールを活用して情報共有を効率化する
スタッフ間の情報共有に時間がかかっている場合は、ITツールの活用も検討しましょう。
例えば、次のようなツールがあります。
- チャットツール
- クラウド型のスケジュール管理
- 顧客管理システム
- クラウドストレージ
- オンラインの業務管理表
紙のメモや口頭での引き継ぎだけに頼っていると、情報の確認に時間がかかったり、伝達漏れが起きたりする可能性があります。
必要な情報をスタッフ間で共有できる仕組みを整えることで、確認作業の負担を減らしやすくなります。
ただし、個人情報を扱うため、利用するツールのアクセス権限や情報管理方法には注意が必要です。
⑤ 業務の属人化を防ぐ
特定のスタッフしか対応できない業務が多いと、そのスタッフが休んだときに業務が滞ってしまいます。
これを防ぐためには、業務の属人化を減らすことが大切です。
例えば、次のような取り組みが考えられます。
- 業務手順をマニュアル化する
- 顧客情報や対応履歴を共有する
- 担当者が不在の場合の代替担当を決める
- 定期的に業務の引き継ぎを行う
- 複数のスタッフが基本的な業務を把握する
特定のスタッフに依存しない体制をつくることで、急な欠勤や退職が発生した場合にも対応しやすくなります。
⑥ 採用と定着の両方に取り組む
もちろん、人手不足の根本的な解決には採用活動も重要です。
ただし、採用人数を増やすだけでは十分ではありません。
スタッフが長く働ける環境を整えることも必要です。
例えば、次のような取り組みが考えられます。
- 夜間当番や休日対応の負担を見直す
- 業務量に偏りがないか確認する
- 勤務時間や休日のルールを明確にする
- 業務マニュアルを整備する
- スタッフの意見を定期的に聞く
採用活動と並行して、現在働いているスタッフが無理なく続けられる職場環境を整えることが、人手不足対策につながります。
3. 夜間の電話対応を見直すだけでも負担は変わる
小規模な葬儀社が人手不足対策を進める際、特に見直したいのが夜間の電話対応です。
日中はスタッフが複数人いる場合でも、夜間は少人数で対応しなければならないことがあります。
その結果、特定のスタッフに夜間当番が集中したり、休日でも電話を気にしなければならなかったりすることがあります。
こうした状況を改善する方法の一つが、夜間の電話受付を外部に委託することです。
例えば、次のような運用が考えられます。
| 時間帯 | 対応体制 |
|---|---|
| 9時〜17時 | 自社スタッフが電話受付 |
| 17時〜翌9時 | 外部の電話代行サービスが受付 |
夜間の受付を外部に任せることで、自社スタッフは日中の業務に集中しやすくなります。
もちろん、受付後の搬送手配や葬儀に関する判断は、自社スタッフが行う必要があります。
そのため、電話代行会社からどのように連絡を受けるのか、緊急時には誰が対応するのかを事前に決めておきましょう。
人員を増やすことだけでなく、現在の人員で無理なく運営できる仕組みをつくることも、人手不足対策の重要なポイントです。
4. 小規模な葬儀社こそ外部サービスの活用を検討する
大規模な葬儀社であれば、部署ごとに担当者を配置したり、夜間専任のスタッフを確保したりできるかもしれません。
しかし、小規模な葬儀社では、限られた人数で多くの業務を担当する必要があります。
そのため、すべての業務を自社だけで完結させようとすると、スタッフの負担が大きくなってしまいます。
外部サービスを活用する際は、次のような視点で検討するとよいでしょう。
- 自社スタッフでなければ対応できない業務は何か
- 外部に任せても品質を維持できる業務は何か
- 外部委託によって削減できる時間や負担はどの程度か
- 委託する費用に見合う効果が期待できるか
- 緊急時の連絡や引き継ぎが適切に行えるか
外部サービスは、単に人手を補うためだけのものではありません。
スタッフが本来注力すべき業務に集中できる環境を整えるための手段でもあります。
5. 葬儀社向け夜間電話代行サービス「六花」
夜間の電話対応に負担を感じている葬儀社様には、葬儀社向け電話代行サービス「六花（りっか）」という選択肢があります。
六花は、葬儀社の夜間・早朝の電話受付をサポートするサービスです。
受付時間は17時から翌朝9時まで。
日中の電話対応は自社スタッフで行い、夜間の電話受付だけを外部に任せたい葬儀社様に適しています。
例えば、次のようなお悩みを抱えている場合にご検討いただけます。
- 夜間の電話当番を減らしたい
- 少人数で夜間の電話受付を維持するのが難しい
- スタッフの休日や休息時間を確保したい
- 夜間の電話対応を外部に委託したい
- 日中の業務にスタッフが集中できる環境をつくりたい
人手不足の解決には、採用だけでなく、業務の効率化や外部サービスの活用も重要です。
夜間の電話対応を見直すことが、スタッフの負担軽減や働きやすい職場づくりにつながるかもしれません。
葬儀社の夜間電話対応でお困りの方は、ぜひ六花をご検討ください。
6. よくある質問
Q. 小規模な葬儀社でも電話代行サービスを利用できますか？
はい。電話代行サービスは、小規模な葬儀社でも利用を検討できるサービスです。
特に、夜間の電話受付を自社スタッフだけで対応することが難しい場合には、必要な時間帯だけ外部に委託する方法があります。
Q. 夜間の電話対応だけを外部に委託できますか？
サービスによって異なりますが、夜間のみの受付に対応している電話代行サービスもあります。
日中は自社で対応し、夜間や早朝だけ外部に任せることで、必要な時間帯の受付体制を補うことができます。
Q. 電話代行を利用すれば、夜間の対応はすべて不要になりますか？
電話受付を外部に委託しても、葬儀の判断や搬送手配、現場対応などが必要になる場合は、自社スタッフによる対応が必要です。
そのため、受付後の連絡方法や緊急時の対応ルールを事前に整備しておくことが大切です。
Q. 人手不足を解消するには、まず何から始めればよいですか？
まずは、現在の業務内容とスタッフの負担を整理することをおすすめします。
そのうえで、業務の効率化、マニュアル整備、ITツールの導入、外部委託など、改善できる部分から取り組むとよいでしょう。
まとめ｜少人数でも無理なく運営できる仕組みづくりを
小規模な葬儀社の人手不足を解決するためには、採用活動だけでなく、現在の業務体制を見直すことも重要です。
業務の整理や標準化、ITツールの活用、外部サービスへの委託など、さまざまな方法を組み合わせることで、限られた人員でも効率よく運営できる可能性があります。
特に、夜間や早朝の電話対応は、スタッフの負担が大きくなりやすい業務の一つです。
夜間の電話受付を外部に任せることで、スタッフの負担を軽減し、日中の業務に集中できる環境づくりにつながります。
人手不足に悩んでいる葬儀社様は、まず自社の業務を整理し、外部に任せられる部分がないか見直してみてはいかがでしょうか。
葬儀社向け夜間電話代行サービス「六花」は、17時から翌朝9時までの電話受付をサポートしています。
夜間の電話対応体制を見直したい葬儀社様は、ぜひ一度ご相談ください。
