葬儀社様向け電話代行サービス「六花（りっか）」です。
特に夜間の突発の葬儀依頼などを受付代行しております。
葬儀社にとって、夜間の電話対応は避けて通れない重要な業務です。ご逝去は昼夜を問わず発生するため、ご家族からの訃報連絡や葬儀についての問い合わせは、夜中であっても入ってきます。そのため、多くの葬儀社では社員が交代で「夜間当番」を担当しています。しかし、夜間当番を続けることは、社員にとって決して小さな負担ではありません。
実は、夜間当番の本当の辛さは、単純に「夜遅くまで働くこと」ではないのです。葬儀社の夜間当番で本当に辛いこと。夜間当番を経験したことがある方なら、こんな感覚に覚えがあるのではないでしょうか。
「今日は何時に電話が鳴るんだろう」
「そろそろ寝たいけれど、電話が鳴るかもしれない」
「夜中に電話が鳴ったら、起きて対応しなければならない」
「朝まで何もなければいいのに… 」
この「いつ電話が鳴るかわからない」という曖昧な状態こそ、夜間当番の真の負担です。「何も起きていない時間」も拘束されている、夜間当番の日は、電話が鳴っていないからといって、本当の意味で自由に過ごせるわけではありません。映画を見ていても、食事をしていても、寝ていても、頭の片隅には「電話が鳴るかもしれない」という意識があります。つまり、実際に電話対応をしている時間だけではなく、「電話が鳴るかもしれない時間」そのものが社員を拘束しているのです。
夜間の電話対応は、翌日の仕事にも影響します。
さらに問題なのが、夜間の電話対応によって睡眠が分断されることです。例えば、23時に電話が入り、1時にも電話が入り、さらに3時にも着信があったとします。そのたびに起きて電話に対応すれば、翌朝まで十分な睡眠を取ることは難しくなります。しかし、葬儀社の仕事は翌日もあります。日中には、
ご遺族との打ち合わせ
葬儀の準備
式場の管理
搬送
事務作業
会葬者への対応
など、通常の業務が待ってくれません。
つまり、夜間当番の負担は、その夜だけの問題ではありません。翌日の仕事、さらにその先の働き方にも影響する可能性があります。「夜間当番をやりたくない」は、わがままではない、もちろん、葬儀社にとって夜間対応は必要な業務です、ご家族が深夜に大切な方を亡くされた場合、電話をかけても誰も出ないという状況は避けなければなりません。だからこそ、社員には夜間当番をお願いすることになります。
しかし一方で、「できれば夜間当番はやりたくない」と感じる社員がいるのも、決して不思議なことではありません。夜間当番の日は予定を入れにくく、睡眠も不安定になり、場合によっては夜中に起きて対応しなければならない。社員にとっては、通常勤務とは違った精神的・身体的な負担があります。経営者から見ても、「社員に夜間当番をお願いし続けるしかない」という状況は、決して理想的ではないでしょう。
そこで考えたい「葬儀社向け電話代行」という選択肢。
こうした夜間対応の負担を軽減する方法の一つが、電話代行サービスです。葬儀社向けの電話代行サービスを利用すれば、夜間にかかってきた電話を専門のオペレーターが代わりに受け付けることができます。例えば、
ご逝去の連絡
搬送に関して
葬儀に関して
打合せを担当するスタッフへの伝言
翌営業日への引き継ぎ
その他もろもろの問い合わせ電話
など、あらかじめ決めたルールに沿って電話を受けることができます。これによって、社員が常に電話を気にしながら夜を過ごす必要性を減らすことができます。葬儀社の電話代行は「電話を取るだけ」ではない、葬儀社が夜間の電話代行を導入するメリットは、単に「電話を代わりに取ってもらえる」ことだけではありません。本質的には、社員が夜間の電話を待ち続ける状態から解放されることにあります。
「今日、電話が鳴るかもしれない」
「夜中に起こされるかもしれない」
「電話を取り逃したらどうしよう」
という状態を減らすことで、社員がより安心して休める環境を作ることにつながります。夜間当番をなくすのではなく、「夜間当番の負担」を減らす。もちろん、すべての葬儀社が夜間当番を完全になくせるとは限りません。緊急性の高い連絡については、担当者が直接対応する必要があるでしょう。だからこそ重要なのは、「夜間の電話をすべて社員が直接受ける」という方法だけに頼らないことです。
一次受付を電話代行に任せ、緊急度の高い案件だけ担当者へ連絡する。このように役割を分けることで、社員が対応すべき電話だけを受ける仕組みにすることもできます。葬儀社の人手不足対策としても「夜間電話代行」を考える。葬儀業界では、人材の確保や業務負担の軽減も重要な課題です。新しい人材を採用することが難しいのであれば、現在働いている社員の負担を減らすことも重要になります。その中で、「夜間の電話対応をどうするか」は、一度見直してみる価値のある業務です。新しく人を採用して夜間対応を任せるのではなく、電話代行を活用して外部に一次受付を任せる。こうした方法なら、現在の人員を大きく増やさずに夜間対応の仕組みを見直せる可能性があります。
夜間当番で社員が失っているのは「時間」だけではありません夜間当番について考えるとき、
「月に何回当番があるか」
「何時間電話対応しているか」
という数字だけに目が向きがちです。しかし、本当に考えたいのは「社員が安心して眠れる夜をどれだけ確保できているか」ではないでしょうか。電話が鳴らなくても、電話を待っている。眠っていても着信を気にしている。休日でも夜間当番だから自由に予定を組めない。こうした「見えない拘束」を減らすことも、働く環境を改善するうえで重要です。
葬儀社の夜間電話対応でお悩みなら、
「夜間当番の負担を減らしたい」
「社員を夜中まで電話待機させたくない」
「夜間の電話を取りこぼさない仕組みを作りたい」
「夜間対応のために新しく人を採用するのは難しい」
このようなお悩みをお持ちの葬儀社様は、葬儀社向け電話代行サービスという選択肢を検討してみてください。
六花では、葬儀社様の夜間電話対応を代行するサービスをご提供しています。
「電話が鳴ったら社員が対応する」という従来の仕組みから、「まず電話代行が受け付け、必要な案件だけ社員へつなぐ」という仕組みに変えることで、夜間当番の負担軽減を目指します。夜間の電話対応は、葬儀社にとってなくすことのできない大切な業務です。だからこそ、「誰が電話を受けるのか」だけでなく、「社員が夜間ずっと電話を待ち続ける必要があるのか」を、一度考えてみることが大切です。
六花の夜間葬儀社向け（夜間）電話代行サービスについて、詳しくはサービスページをご覧ください。
https://rikka-call.net/
050-5445-6434
