葬儀社様向け電話代行サービスの「六花」です。
特に夜間の葬儀依頼などを電話受付しております。
さて、葬儀社を選ぶとき、皆さんは何を基準にしていますか？
葬儀費用の安さ、式場の設備、口コミや評判、スタッフの対応。どれも大切な判断材料です。しかし、もう一つ、見落としてはいけないポイントがあります。それは「夜間でも電話がつながるかどうか」ということです。
大切な家族が亡くなったとき、ご遺族は深い悲しみの中で、葬儀社を探し、今後の手続きを進めなければなりません。そんなとき、電話がつながらなかったらどう感じるでしょうか。今回は、夜間の電話対応が葬儀社選びに与える影響と、葬儀社にとって夜間の電話対応を整えることの重要性について考えます。
① 人が亡くなる時間は、営業時間を選びません
人の死は、昼間だけに訪れるものではありません。深夜2時、早朝5時、休日の夜。病院や施設でご家族が亡くなり、突然、葬儀社を探さなければならなくなるケースは少なくありません。ご遺族が最初に必要とするのは、葬儀プランの詳しい説明や費用の比較だけではありません。
「これから、どうすればいいのだろう」
「故人を迎えに来てもらえるだろうか」
「まず、どこに連絡すればいいのだろう」
こうした不安を抱えながら、スマートフォンで葬儀社を検索し、電話をかける方もいらっしゃいます。そのとき、電話がつながらなければ、ご遺族は次の葬儀社へ電話をかけるかもしれません。つまり、葬儀社にとって夜間の電話対応は、単なる受付業務ではありません。ご遺族との最初の接点であり、葬儀のご依頼につながる重要な機会なのです。
② 夜間に電話がつながらないと、葬儀社への信頼はどうなる？
もちろん、夜間に電話がつながらないからといって、葬儀社のサービス全体が悪いとは限りません。日中の対応が丁寧で、費用も明確で、地域から信頼されている葬儀社もあるでしょう。しかし、ご遺族の立場から考えてみてください。大切な家族を亡くし、一刻も早く相談したい。そんな状況で何度電話をかけてもつながらなかったら、不安になるのは自然なことです。
「この葬儀社にお願いして、本当に大丈夫だろうか」
「いざというとき、きちんと対応してもらえるのだろうか」
このような疑問が生まれてしまう可能性があります。一方、夜間でも電話がつながり、落ち着いた声で丁寧に話を聞いてもらえたらどうでしょうか。すぐに葬儀のすべてが決まらなくても、まず相談できる相手がいるという安心感は、ご遺族にとって大きな意味を持ちます。葬儀社を選ぶ決め手は、料金や設備だけではありません。困ったときに連絡が取れること、必要なときに相談に乗ってもらえることも、大切な判断材料になります。夜間の電話対応は、葬儀社の安心感を支えるサービスの一つといえるでしょう。
③ 夜間の電話を取りこぼすことは、受注機会を逃すことでもある
葬儀社の経営という観点からも、夜間の電話対応は重要です。ホームページや広告に費用をかけ、地域の方に自社を知ってもらっても、いざ問い合わせの電話がかかってきたときに応答できなければ、せっかくの集客活動が十分に成果へ結びつかない可能性があります。特に、深夜や早朝の電話は、急いで葬儀社を探しているご遺族からの重要な問い合わせである場合があります。電話がつながらず、別の葬儀社に相談されてしまえば、その後に自社の魅力を伝える機会すら失ってしまうかもしれません。もちろん、夜間の電話すべてが葬儀の依頼につながるわけではありません。しかし、電話に出られなければ、依頼につながる可能性のある問い合わせまで失ってしまいます。だからこそ、葬儀社は「夜間に電話が鳴るかどうか」だけでなく、「夜間にかかってきた電話に、確実に対応できる体制があるか」を考える必要があります。
④ とはいえ、葬儀社の夜間当番には限界がある
夜間の電話対応が重要だと分かっていても、実際に体制を整えるのは簡単ではありません。社員が交代で夜間当番を担当する葬儀社では、次のような悩みが生まれがちです。夜間の電話に備えて、スタッフが常に待機しなければならない。深夜の電話対応によって睡眠が妨げられ、翌日の業務に影響する。夜間当番の負担が一部の社員に偏りやすい。施行や搬送などで手が離せず、電話に出られないことがある。夜間対応を担う人材の確保が難しい。葬儀社のスタッフは、電話を受けるだけでなく、ご遺族との打ち合わせ、葬儀の準備、式場の運営、搬送など、さまざまな業務を担っています。人手不足が続く中で、夜間の電話対応まで社内だけで完結させようとすれば、スタッフの負担はさらに大きくなります。だからといって、夜間の電話対応をおろそかにすれば、ご遺族の不安や大切な問い合わせの取りこぼしにつながるおそれがあります。必要なのは、スタッフの負担を増やさずに、夜間でも電話がつながる仕組みをつくることです。
⑤ 夜間の電話対応は、電話代行サービスで補える
そこで選択肢となるのが、葬儀社向けの電話代行サービスです。電話代行を利用すれば、夜間にかかってくる電話の受付を外部に任せ、社内スタッフが常時電話を持って待機する負担を軽減できます。また、スタッフが別の業務に集中しているときでも、電話の一次受付を外部に任せることで、問い合わせを受け止める体制を整えやすくなります。ただし、電話代行サービスなら何でもよいわけではありません。葬儀社の電話には、一般的な企業の問い合わせとは異なる事情があります。ご逝去の連絡、故人のお迎えに関する相談、安置先の確認、葬儀の事前相談など、ご遺族の状況に応じて、落ち着いた対応と正確な情報の聞き取りが求められます。そのため、電話代行を選ぶ際には、次のポイントを確認することが大切です。
夜間や早朝の電話に対応できるか
葬儀に関する問い合わせを想定した受付体制があるか
必要な情報を正確に聞き取り、葬儀社へ報告できるか
緊急性の高い電話について、事前に決めたルールで連絡できるか
導入費用や月額料金が、自社の経営規模に合っているか
夜間の電話代行は、単に電話を受ける人を外部に用意することではありません。ご遺族が必要なときに相談できる窓口を確保し、葬儀社の業務を支える仕組みづくりでもあるのです。
⑥ 葬儀社専門の電話代行「六花」で、夜間もつながる安心を
葬儀社の夜間対応を見直したいとお考えなら、葬儀社向け電話代行サービス「六花（りっか）」をご検討ください。六花コールセンターは、葬儀社の電話対応をサポートするサービスです。夜間の電話当番を続けることに負担を感じている葬儀社や、スタッフが少なく、夜間の受電体制を整えることが難しい葬儀社にとって、電話代行は有力な選択肢となります。六花の料金は、次のとおりです。
初期費用：22,000円（税込）
月額料金：22,000円（税込）
夜間の電話対応を外部に任せる仕組みを、導入費用と月額費用を抑えながら検討できることが、六花の特徴です。夜間の電話対応を整えることは、ご遺族の安心につながるだけでなく、スタッフの負担軽減や、問い合わせの取りこぼし防止にも役立つ可能性があります。
「夜間当番の負担を少しでも減らしたい」
「夜中の電話に出られず、依頼の機会を逃していないか不安だ」
「電話代行を導入したいが、費用が高くて踏み切れない」
このようなお悩みをお持ちの葬儀社様は、夜間の電話対応体制を一度見直してみてはいかがでしょうか。
⑦ 夜間に電話がつながることも、葬儀社の大切な価値（まとめ）
葬儀社を選ぶご遺族にとって、費用や式場、スタッフの対応は大切な判断材料です。そして、深夜や早朝に突然の別れを迎えたとき、すぐに電話で相談できることも、安心感を左右する重要な要素です。夜間に電話がつながらなければ、ほかの葬儀社に相談が移ってしまう可能性があります。一方、必要なときに電話がつながり、落ち着いて話を聞いてもらえれば、ご遺族との信頼関係を築く最初の一歩になります。とはいえ、夜間の電話対応をすべて社内スタッフで担う必要はありません。電話代行サービスを活用することで、ご遺族への対応とスタッフの働きやすさを両立できる可能性があります。「夜間でも電話がつながる葬儀社」であること。それは、ご遺族に安心を届けるための、大切なサービスの一つです。
葬儀社向け電話代行サービス「六花」は、夜間の電話対応にお悩みの葬儀社様をサポートします。夜間当番の負担軽減や、電話対応体制の見直しをご検討中の方は、ぜひ六花のサービスをご覧ください。
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