葬儀者様向け電話代行サービス「六花」でございます。
365日、夜間を中心に葬儀社様の電話受付を代行しております。
さて、本日でございますが、ここ数年でかなりご利用社数が増えてまいりました「葬儀社様向け電話代行サービス（葬儀専門コールセンター）」について、その背景と活用理由について少しご紹介してまいりたいと思います。
まず、
①葬儀社に（本質的な）営業時間の概念はありません
葬儀社には24時間365日の電話受付が必要です。当然ですが、葬儀の依頼は昼夜を問わず発生します。それこそ盆も正月も、夜間も早朝もです。とにかく深夜や早朝でも「ご逝去されたので搬送をお願いしたい」といった緊急の連絡が入るため、電話を取り逃すことができません。当然、これらは売上の増減に直結します。
②夜勤スタッフの人件費がかさむ
当然ですが、自社で夜間専門のスタッフを配置すると、人件費や労務管理の負担が大きくなります。そこで、電話代行サービスを利用すれば、必要な時間帯だけコストを抑えて24時間受付を実現が可能となります。
③現場スタッフが搬送や施行に集中できる
夜間は搬送業務や病院・施設との対応中で電話に出られないことが多々あります。そこで、電話代行が一次受付を行うことで、ご遺族からの重要な連絡を逃さず、現場の丁寧な対応に専念できます。当然、売上にも直結いたします。
④機会損失を防げる
葬儀社は「最初につながった会社」に依頼されるケースが少なくありません。電話がつながらないと競合他社へ依頼が流れる可能性があるため、24時間応答は売上にも直結いたします。
⑤落ち着いた対応で遺族に安心感を与えられる
突然のことですから、電話口のご遺族は精神的に動揺していることが多く、丁寧で落ち着いた応対が求められます。葬儀業界向けの電話代行サービスでは、業界特有の応対マナーやヒアリング項目を教育したオペレーターが対応するサービスをご用意しております。
⑥必要な情報を整理して担当者へ引き継ぐ
故人の氏名
ご連絡者の氏名・電話番号
病院・施設名
搬送先
などを聞き取り、担当者へ迅速に連携いたします。
夜間の電話代行サービスの一般的な流れは、
・遺族から葬儀社へ電話
・電話代行オペレーターが一次受付
・必要事項をヒアリング
・当番スタッフへ電話やメールなどで即時連絡
・当番スタッフが折り返し連絡・搬送手配など
このように、夜間帯の電話代行は、24時間の顧客対応品質を維持しながら、売上につながる機会損失を防ぎ、なおかつ現場スタッフの負担を軽減するための重要な業務支援として活用されています。
——
夜間帯における電話代行サービスをご検討の場合は、葬儀専門コールセンター「六花」の無料Zoom相談 https://rikka-call.net/#contact を是非ご検討ください。詳しい内容をオンラインでご説明させていただきます。
